オンラインストレージは、その利便性と手頃な価格から、近年ますます人気が高まっています。
これから始まるインボイス制度での紙のデジタル化に伴い、オンラインストレージを検討されている方も多いと思います。
この記事ではオンラインストレージを導入前に読んでいただくと参考になると思います。
オンラインストレージとは？
インターネット上の「データ保管場所」にログインし、重要なファイルを安全かつ便利に、招待した相手と保管・共有することができるサービスです。オンラインストレージは、個人、企業、さらには組織全体が、自分のデータとその保存・共有方法をコントロールするのに役立ちます。
オンラインストレージはインターネットに接続されていれば、どこからでも、どのデバイスからでも、すべてのファイルにアクセスすることができます。DropboxやGoogle Driveなど、クラウドベースでユーザー間でファイルを共有できるサービスは人気があります
オンラインストレージは、個人向けのバックアップサービスから企業向けの大規模なサービスまで、様々なニーズに対応した機能が提供されています。
オンラインストレージは、共有ファイルやプライベートファイルへのほぼ瞬間的なアクセスや、柔軟なセキュリティオプションを提供することで、従来のパソコン内のデータ保存方法に代わるサービスとなってきました。
オンラインストレージのメリットは？
オンラインストレージのメリットをご紹介します。
①ファイルの一括管理
ファイルの一括管理は、たくさんのファイルを素早く簡単に扱うことができる優れた方法です。ファイルの整理や特定の項目の検索など、複雑な作業を簡略化することができます。
②ファイルの自動バックアップ
ファイルの自動バックアップにより、システムクラッシュや誤削除などの不測の事態が発生しても、データを失うことはありません。
③ファイルの共有・共同編集で作業の効率化
ファイル共有や共同編集による作業効率化により、どこにいても共同作業が可能です。これにより、コミュニケーションにかかる無駄な時間を大幅に削減し、プロジェクトをよりスピーディーに進めることができます。
④どこからでもアクセスできる
こでもアクセス可能なため、常に移動している人にとっても利便性が高いです。
⑤低コストで導入できる
低コストで導入できるため、個人でも中小企業でも、あらゆる規模の企業が利用できます。
⑥サーバー運営・管理が不要
サーバーの運用管理が不要なため、IT担当者が不要となり、コストダウンと利便性が向上します。さらに、各従業員のワークステーションに特定のソフトウェアをインストールする必要がないため、企業のリソースをより効率的に活用することができます。さらに、その拡張性により、サーバーに保存されたデータを多数のデバイスに迅速かつ効率的に転送することができ、各ユーザーが必要なときに必要なデータにアクセスできるようにします。
オンラインストレージの選び方
オンラインストレージを選ぶことは、予算、使いやすさ、セキュリティ、カスタマーサポート、ストレージの上限など、さまざまな要素を考慮することが重要です。また、何人のユーザーとデバイスが同時にストレージにアクセスできるか、ファイル転送に利用できる帯域幅はどの程度か、なども調べる必要があります。
さらに、オンラインストレージサービスがお使いのオペレーティングシステムと互換性があるかどうか、インストール要件がないかどうかも確認する必要があります。また、バックアップやリカバリーの機能があるかどうかも重要なポイントです。また、無料トライアルを利用したり、サービスのカスタマーレビューを読んだりして、正確で最新の情報を入手することも重要です。さらに、サービスの拡張性も考慮する必要があります。
オンラインストレージサービスを選ぶ際には、価格と支払い方法についても考慮する必要があります。解約や返金に関するポリシーを理解し、技術的な問題が発生した場合にタイムリーに対応できるよう、カスタマーサービスが24時間365日利用可能かどうかを確認します。
ニーズに合った最適なオンラインストレージを選択することが大切です。
注意点：アカウントの凍結リスク
オンラインストレージのアカウントが急に凍結される場合があります。
様々なものが考えられますが、代表的なものには以下のようなものがあります。
利用規約違反
オンラインストレージサービスの利用規約に違反する行為をした場合、アカウントが凍結されることがあります。例えば、違法なファイルをアップロードしたり、著作権を侵害する行為をした場合などが挙げられます。
不正アクセスの試行
アカウントが不正にアクセスされるのを防止するため、オンラインストレージサービスでは不正なログイン試行が検知されるとアカウントを凍結する場合があります。
支払い遅延
オンラインストレージサービスの一部では、定期的な課金が必要な場合があります。支払いが遅れると、アカウントが凍結されることがあります。
オンラインストレージはアカウント凍結におけるリスク管理が必要
アカウントが急に凍結された場合は、まずオンラインストレージサービスのサポートセンターに問い合わせて、原因を確認することが重要です。問題が解決されるまでアカウントにアクセスできないため、定期的にバックアップを取るなどの対策を取っておくことが望ましいです。
まとめ
オンラインストレージはどのようなデバイスからでも利用でき、クラウドベースのプラットフォームであるため、データへのアクセスも高速です。さらに、様々な暗号化ポリシーで保護されているため、悪意のある第三者やハッカーがデータにアクセスすることはなく、オンサイトのストレージよりも安全です。さらに、オンラインストレージは他のストレージよりもはるかに大きな容量を提供するため、コストを抑えながらより多くのデータを保存することができます。さらに、バックアップの自動化やデバイス間のデータの同期など、非常に効率的なシステムで、データへのアクセスや管理をより簡単かつ迅速に行うことができます。
ぜひこの記事を参考にオンラインストレージの導入を検討してくださいね。