Wordで業務マニュアルを作成したい
最近読んで良かったなと思う本をご紹介します。
「Wordで誰でもつくれる! 本当に使える業務マニュアル作成のルール」というこの本。
業務の属人化を防ぎ、スムーズな引き継ぎと従業員の育成に役立つマニュアル作成の重要性について、実際にWordでの作り方も加えながら解説してくれる本でした。
業務マニュアルを作らなければいけないけど、何から始めていいか分からない、そんな方はぜひこの本を参考にしてください。
この本の良かった点は、マニュアル作成の具体的な「段取り」と「業務の見える化」の方法を、初心者でも理解しやすい形で解説している点です。特に印象的だったのは、テンプレートを活用したWordでの作成手順で、これがあれば誰でも簡単に業務マニュアルを作ることができます。
Wordで誰でもつくれる! 本当に使える業務マニュアル作成のルール (DOBOOKS)
つくりやすい・わかりやすい・更新しやすいマニュアルを
プロジェクトの立ち上げからWordでの作成方法、更新・運用のしくみまで、
具体的な方法を解説している本。
テンプレートデータがダウンロードできるのがうれしい。
これをみればWordで業務マニュアルをすぐに作成できます。
読み進める中で、特によかったのは、Microsoft Wordのような身近なツールを使って、業務マニュアルを作成できる方法が詳しく解説されている点です。Wordは多くの職場で既に導入されているため、新たなソフトウェアを習得する必要がなく、すぐにマニュアル作成を始めることができます。
Wordの基本的な機能だけでなく、テンプレート機能やスタイル管理などを使うことで、誰でも見やすく、使いやすいマニュアルを作成できるようになります。これは、時間やリソースが限られている中小企業にとっても大きなメリットです。
また、一人で作成したマニュアルは、その人だけが理解できるものになりがちです。
本書では、全員が理解しやすいマニュアルを作成するために、プロジェクト形式で役割を分担することを推奨しています。
業務マニュアルの例
たとえば、オフィス管理の業務を初めて行う人向けのチェックリストは以下のようになります
オフィスの開閉業務
- 「開店前に以下の項目を確認してください」
- セキュリティアラームを解除する(緑色のボタンを押す)
- 全ての窓が閉まっているか確認する
- 受付のパソコンを起動する(パスワードは「1234」)
来客対応
- 「来客があった際には以下を実行してください」
- 来客用の申込書を渡し、記入を依頼する(申込書は受付左側の引き出し内)
- 訪問者バッジを渡す(バッジは受付の下の棚にあります)
- 担当者にメールで通知する(テンプレートはデスクトップにあります)
リモートワーク時のマニュアル作成に役立つ
リモートワークが常態化する今、このようなマニュアルはただの文書ではなく、「組織の財産」として、より一層その価値を増しています。マニュアルを通じて業務情報を共有し、チーム全体の力を高めることは、今後の働き方改革において大切です。
しかし、本書が特に強調しているのは、マニュアル作成そのものがゴールではない点です。
重要なのは、個々人のノウハウや知恵を組織全体で共有し、それを生かし続けること。
この本から学んだ多くのポイントを実践に移し、自分の職場でもマニュアルを見直し、更新する機会を持ちたいと思いました。
また、この本は、業務マニュアルの必要性を感じている全てのビジネスパーソンにとって、手元にあると役に立つハズ。
まずはマニュアルは小さく作って使用しながら育てていくのが大事ですね。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
Wordで誰でもつくれる! 本当に使える業務マニュアル作成のルール (DOBOOKS)
つくりやすい・わかりやすい・更新しやすいマニュアルを
プロジェクトの立ち上げからWordでの作成方法、更新・運用のしくみまで、
具体的な方法を解説している本。
テンプレートデータがダウンロードできるのがうれしい。
これをみればWordで業務マニュアルをすぐに作成できます。