脱Excel、手間を省き効率アップ！請求書作成ソフトでスムーズな経理作業を。

2023年11月3日

PRを含みます

経理作業の中でも特に重要なのが、請求書の作成と管理です。特に小さな企業になるとExcelを駆使して請求書を作成・管理している経理がまだまだ多いです。インボイス対応や電子帳簿保存法で経理の負担も増え大変な思いをしている経理担当の方も多いのではないでしょうか？

Excelでの作業は時間も手間もかかり、ミスのリスクも伴います。そこで今回は、Excelから専用の請求書作成ソフトへ移行することで、どれだけ作業が効率化し、どのようなメリットが得られるのかをご紹介します。一度専用ソフトの利便性を知ってしまうと、もうExcelには戻れなくなるかもしれませんよ。

Excelでの請求書作成・管理の課題

手間と時間のかかる作業

Excelで請求書を作成する場合、まずはテンプレートを自分で作成する必要があります。これには、フォーマットの設定、項目の整理、計算式の入力など、細かい作業が多く含まれます。また、毎回の請求時には顧客情報や商品情報を手動で入力する作業が発生し、これが思いの外時間を取ることになります。

誤入力のリスク

人間の手作業が多いということは、その分ミスの可能性も高まります。特に、Excelではセルひとつの誤入力が計算結果に大きな影響を及ぼすことがあります。例えば、数量や単価を間違えて入力してしまうと、請求金額に誤差が生じ、後でトラブルの原因となり得ます。

データの一貫性と管理の難しさ

Excelで複数の請求書を管理する場合、それぞれの請求書が異なるファイルやシートに分散してしまうことがあります。これにより、データの一貫性を保つのが難しくなるだけでなく、必要な情報を探す際にも手間がかかります。また、履歴の管理も別途行わなければならず、意外と管理のコストが増大しています。

セキュリティの懸念

Excelファイルは、基本的にパスワード保護以外にセキュリティ機能が限られています。顧客の個人情報や取引履歴など、企業にとって重要な情報を含む請求書を十分なセキュリティ対策なしで管理することは、情報漏洩のリスクとなり得ます。

既存の古いテンプレートの使用

また、企業の中には、誰かが昔作成したExcelのテンプレートを引き続き使用している場合もあります。これらの古いテンプレートは、時とともに企業の要求や市場の状況の変化に適応できなくなることがあります。その結果、不必要な項目が多かったり、欲しい情報が入力できないなど、作業の効率を阻害する要因となることもあります。

これらの課題を踏まえ、次は請求書作成ソフトがこれらの問題をどのように解決するのかを見ていきましょう。

請求書作成ソフトのメリット

効率的な作業フロー

請求書作成ソフトは、一度入力した顧客情報や商品情報を保存し、次回から簡単に呼び出せる機能を提供しています。これにより、毎回のデータ入力の手間が大幅に減少します。また、多くのソフトでは請求書のテンプレートが豊富に用意されているため、自社のブランディングに合わせたデザインを簡単に選べます。一連の作業フローが自動化されているため、請求書の作成から送付までをスムーズに行えます。

データの正確性

請求書作成ソフトでは、計算式の誤りや入力漏れを自動でチェックする機能があります。これにより、誤入力によるトラブルを大幅に減少させることができます。また、一元管理されたデータベースを利用することで、データの一貫性も保たれます。顧客情報や取引履歴の更新も一括で行えるため、情報の正確性が向上します。

便利な管理機能

請求書作成ソフトには、請求履歴の一覧表示や支払い状況の確認が簡単にできる機能があります。これにより、どの顧客がいつまでにいくら支払うべきか一目で把握できます。さらに、支払い期限が近づくと自動でリマインダーを送ってくれる機能もあり、未回収の請求を減らす手助けとなります。

セキュリティの強化

請求書作成ソフトは、クラウドベースで提供されることが多く、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策が万全です。顧客情報や取引履歴などの重要なデータは、セキュアな環境で保管され、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが大幅に減少します。

これらのメリットを通じて、請求書作成ソフトがビジネスの効率化やリスク低減にどれだけ寄与するか参考になったかと思います。

おすすめの請求書作成ソフト

MISOCA（ミソカ）

月10枚までの請求書発行なら無料プランで利用できます！おすすめ！

Misoca（みそか）

クラウド請求書ソフトのMISOCA（ミソカ）

老舗会計ソフト弥生の請求書サービス。好みのデザインテンプレートを選び、項目に沿って入力するだけでキレイな請求書がすぐに完成。

無料プランがあるので、触って確認できるのがうれしい。

Misocaの特長

見積書・納品書・請求書をあっという間に作成

見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の変換がクリック操作でかんたん。転記ミスや記載漏れの心配がないので安心して利用できます。

PDFの発行やリンク共有・郵送・メール送信はワンクリック

PDFの発行やリンク共有・郵送・メール送信がワンクリックで完了。さらに請求書の自動作成や自動メール送信機能があるので、請求業務の手間を大幅に削減できます。

スマホ・タブレットからも帳票作成・発行ができる

パソコンはもちろん、スマホやタブレットからも各種帳票の作成・発行が可能。移動中や出先など、いつでもどこでも請求業務ができます。

インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応

Misocaならインボイス制度に必要な適格請求書の発行や保存が可能です。
またMisocaで作成した請求書を電子帳簿保存法の要件を満たす形で自動電子保存・管理することができ、紙への印刷や原本での保管が不要になります。

MISOCAのプラン

初年度無償キャンペーンを実施中。月15枚の請求書が作成できるプラン15（年8,000円/税抜）、月100枚の請求書が作成できるプラン100（年30,000円/税抜）を1年間無料でご利用できます（次年度更新時のキャンセル可）。
月10枚までの請求書作成だったら、ずっと無料で使える「無料プラン」で利用できるのがうれしい！

MISOCAのサイト