Excelでのデータ管理からデータベースソフトへ移行するタイミング

データは現代のビジネスにおいて、貴重な資産となっています。多くの企業や個人が、初めはExcelでそのデータを管理しているかと思います。しかし、時と共にデータの量や複雑性が増してくると、より高度な管理ツールの必要性を感じることがあります。

しかし、いつ、どのタイミングでExcelからデータベースソフトへと移行すべきなのでしょうか？

このブログでは、その判断のポイントや移行を検討する際の考慮点について解説していきます。

Excelでのデータ管理からデータベースソフトへ移行するタイミング

Excelを用いたデータ管理からデータベースソフトへの移行を検討するタイミングは、以下のような状況や要因に基づきます。

データ量の増加

Excelは大量のデータの管理には適していません。一つのExcelシートが扱える行数には限界があります（現在のバージョンで約104万行）。データがこの限界に近づくと、パフォーマンスが低下し、ファイルの開閉や編集が遅くなります。

同時アクセスの必要

複数のユーザーが同時にデータにアクセスし、編集する必要がある場合、データベースソフトが適しています。Excelでは同時編集が難しく、データの衝突や上書きのリスクが高まります。

データの整合性とセキュリティ

データベースソフトは、データの整合性を保つ機能や、権限に基づくアクセス制御など、高度なセキュリティ機能を提供しています。これに対してExcelは、基本的なパスワード保護のみを提供します。

複雑なクエリの必要

データベースソフトは、複雑なデータの検索や集計を効率的に行うクエリ機能を持っています。Excelのフィルタやピボットテーブルでは対応できないような高度なデータ操作が必要な場合、データベースの利用を検討すると良いでしょう。

データのバックアップと復元

データベースソフトは、定期的なバックアップや、特定の時点へのデータ復元など、高度なデータ管理機能を提供しています。

自動化と連携

データベースソフトは、他のシステムやアプリケーションとの連携や、特定のトリガーに基づくデータの自動処理など、高度な自動化機能を持っています。

これらの要因や状況を考慮し、Excelの限界を感じたり、データ管理の要求が高まったりした場合に、データベースソフトへの移行を検討することが推奨されます。

Excelから移行するときにおすすめのデータベースソフト

Excelから移行する際におすすめのデータベースソフトは、移行の目的、データの規模、利用シーン、予算など様々な要因によって異なります。以下は、一般的に推奨されるデータベースソフトのいくつかを挙げ、その特徴と適用シーンを解説します。

Microsoft Access

Excelからの移行はスムーズ。他のMicrosoft Officeアプリケーション（例：ExcelやWord）や外部データベースとの連携が容易です。インターフェースが直感的で、データベース初心者でも比較的短時間でデータベースを作成・運用できます。データベースのカスタマイズが容易で、特定のニーズに合わせて機能を追加・変更できます。

特徴	Microsoft Officeの一部として提供されるリレーショナルデータベース管理システム。Excelとの連携が強く、GUIが直感的であるため、初心者にも取り入れやすい。
適用シーン	中小規模のデータベース管理。Excelからの移行をスムーズに行いたい場合。
備考	大規模なデータベースや高度なデータベースアプリケーションの開発には向いていない。 多数の同時ユーザーには適していない。

FileMaker (ファイルメーカー)

Claris　FileMaker（ファイルメーカー）は、初心者から上級者まで幅広いユーザーに対応したデータベースソフトウェアとして、長らく人気を持っています。特に、ビジュアルに優れたアプリケーションを比較的簡単に作成できる点が魅力となっています。

特徴	Apple傘下のClaris社が提供するデータベースソフトウェア。ドラッグ&ドロップの直感的なインターフェースと、カスタマイズの自由度が高い点が特徴。また、iOSデバイスとの親和性が高く、モバイルアプリケーションとしても利用可能。
適用シーン	業務用アプリケーションの開発、在庫管理、顧客情報の管理、販売管理など、中小企業のさまざまなビジネスニーズに対応。

MySQL

特徴	オープンソースのリレーショナルデータベース。高いパフォーマンスと安定性を持ち、Webアプリケーションとの組み合わせに適している。
適用シーン	中大規模のデータベース管理。Webサイトやアプリケーションのバックエンドとしての利用。

SQLite

特徴	軽量なリレーショナルデータベース。サーバー不要で、データベース全体を単一のファイルとして管理できる。
適用シーン	アプリケーション内蔵のデータベースや、小規模なプロジェクト。

もっと気軽にデータベースソフトを試したい

上記は本格的ですが簡単に使えるデータベースソフトもあります。
移行する前にいろいろなデータベースソフトについて触って試してみることをお勧めします。
以下は、初心者にも取り入れやすいデータベースソフトの一部を紹介します。

Notion

特徴	ノート、タスクリスト、データベースなどの機能を統合したオールインワンツール。直感的なインターフェースで、データベースの作成も簡単。
適用シーン	知識の整理、タスクの管理、チームでの共同作業など。
サービスURL	https://www.notion.so/ja-jp/

Trello

特徴	カードベースのタスク管理ツールだが、各カードに情報を追加する形で簡易的なデータベースとして利用可能。
適用シーン	タスクの進捗管理や、小規模なデータの整理。
サービスURL	https://trello.com/ja

Airtable

特徴	スプレッドシートのようなインターフェースを持つクラウドベースのデータベースツール。テンプレートが豊富で、ドラッグ&ドロップ操作が中心。
適用シーン	プロジェクト管理、イベント計画、インベントリ管理など、様々な用途で使用可能。
サービスURL	https://www.airtable.com/

これからExcelでデータベースを作ろうとしている方へ

Excelでデータベースを作るときは、いくつかの難しさがあります。まず、大量のデータを扱うのが大変で、ファイルが重くなって動きが遅くなったり、落ちたりすることがあります。次に、データを入力する際のルールが甘いので、誤ったデータが混ざることも。そして、複数の人が同時にデータをいじるのは難しいです。セキュリティ面でも、ちょっと心配ですね。複雑なデータの抽出や、自動で動かすスクリプトの設定も限られています。

小規模でシンプルなデータ管理にはいいけど、大きなデータベースを作るときは上記のツールを参考にしてデータベースのアプリでぜひ構築してください。

まとめ

Excelは手軽で直感的な操作が可能です。しかし、大量のデータや複数人での同時アクセス、高度なデータの関連性の管理などの要求が高まると、その限界が明らかになります。データベースソフトはこれらの課題を解決し、データの一元管理、高速な検索、セキュリティの強化などのメリットがあります。移行のタイミングは、データの増加や業務の変化を機に、組織のニーズとデータベースソフトの機能を照らし合わせて検討することが重要です。データの価値を最大限に引き出すために、適切なツールの選択と移行の計画を進めていきましょう。