もう困らない！事務職でよく使うExcel関数とその使い方をやさしく解説

「Excelはよく使うけど、関数はちょっとハードルが高い…」そんな風に感じていませんか？
実は、よく使われる関数は意外とシンプルで、覚えるとすぐに仕事が楽になります♪
この記事では、事務員さん向けに覚えておくと便利なExcel関数をやさしく解説していきます。

一般事務職で役立つ！覚えておきたいExcel関数

事務作業でExcelを使う際、関数を活用することで作業効率が大幅に向上します。
ここでは、一般事務職の方が覚えておくと便利な基本的なExcel関数をご紹介します。

SUM関数	合計を求める 指定したセル範囲の数値を合計します。例えば、=SUM(A1:A5)はA1からA5までの合計を求めます。
AVERAGE関数	平均を求める 指定したセル範囲の平均値を計算します。例えば、=AVERAGE(B1:B5)はB1からB5までの平均を求めます。
IF関数	条件によって処理を分ける 条件に応じて異なる値を表示します。例えば、=IF(C1>=60, “合格”, “不合格”)は、C1の値が60以上なら「合格」、それ以外は「不合格」と表示します。
COUNT関数	数値の個数を数える 指定した範囲内の数値の個数を数えます。例えば、=COUNT(D1:D10)はD1からD10までの数値の個数を求めます。
COUNTA関数	空白でないセルの個数を数える 指定した範囲内の空白でないセルの個数を数えます。例えば、=COUNTA(E1:E10)はE1からE10までの空白でないセルの個数を求めます。
VLOOKUP関数	表から値を検索する 指定した範囲から検索値に一致する行のデータを取得します。例えば、=VLOOKUP(F1, A2:C10, 2, FALSE)は、F1の値をA2:A10の範囲で検索し、該当する行の2列目の値を返します

Excel関数、失敗しがちなポイントと対策

関数を使い始めたばかりの頃は、
「エラーが出た！なぜ？」と焦ってしまうこともありますよね。

例えば、

• =VLOOKUP()でエラーになる原因は「検索値が見つからない」ことが多いです。
  →そんなときは「完全一致（FALSE）」になってるか確認してみましょう！
• =SUM()や=AVERAGE()で正しく計算されないときは、
  　空白や文字が含まれている場合があります。

焦らず、「どのセルを使っているか」をもう一度見直してみるとスッキリ解決できますよ♪

よく使うショートカットキーも覚えておこう！

操作	ショートカット
オートSUM（合計）	Alt + =
セルのコピー	Ctrl + C
セルの貼り付け	Ctrl + V
元に戻す	Ctrl + Z
関数の挿入画面を開く	Shift + F3

関数だけでなく、こうした時短ワザも一緒に覚えておくと作業がサクサク進みます♪

こんな場面で使える！事務のお仕事あるある

事務職の現場では、次のようなシーンで関数が大活躍します！

• 毎月の勤怠時間の集計 ⇒ SUMやIF関数で一発計算
• 売上表から商品ごとの合計 ⇒ SUMIFやVLOOKUPで楽ちん検索
• 提出された書類の件数確認 ⇒ COUNTAがあればすぐに数えられます！

「どの関数がどの場面で使えるのか？」を意識しながら少しずつ覚えていくと、自然と使いこなせるようになりますよ。

最後に：難しく考えすぎないでOK！

「関数って、なんか難しそう…」と思っていた方も大丈夫。

最初は「=SUM()」のようなカンタンなものから始めて、
「計算が楽になった！」という体験を積み重ねていきましょう。

Excel関数は、“あなたの仕事を助けてくれる相棒”のような存在です。

焦らず、少しずつ、あなたのペースで覚えていってくださいね😊