効率アップ！Excelから在庫管理システムへの移行で在庫を見える化しよう

2023年11月4日

「在庫管理と言えばExcel」、そう考えている方もまだまだ多いのではないでしょうか。Excelの柔軟性と使いやすさは、初めての在庫管理には確かに十分適しています。

しかし、ビジネスが成長し、取り扱う商品が増え、取引量が増加するにつれ、Excelだけの在庫管理では限界を感じることが出てきます。誤入力のリスク、データの一貫性の欠如、在庫の見える化の困難さ…

そんな毎日の業務から解放され、在庫の“見える化”を実現し、よりスムーズかつ正確な在庫管理を行いたくはありませんか？データベースソフト、在庫管理システムを活用することで、これらの課題を一度に解決できます。

データベースソフトを活用した在庫管理のメリットとは何か解説していきます。

Excelでの在庫管理の課題

手間と時間のかかる作業

Excelでの在庫管理では、まずテンプレートを作成する必要があります。商品のカテゴリ、品番、在庫数、発注状況など、管理したい項目を一つ一つ設定し、その後も定期的にデータを手動で更新する必要があります。これらの作業は煩雑であり、他の重要な業務から時間を割かれる結果となります。

誤入力のリスク

在庫データをExcelに手動で入力する過程で、誤って数字を入れ間違えたり、必要なデータを入力し忘れたりする可能性があります。これにより、実際の在庫と記録が異なる場合が生じ、誤った在庫情報に基づく判断をしてしまうリスクが高まります。

データの一貫性と管理の難しさ

Excelで在庫管理を行う場合、複数のファイルやシートを使ってデータを分散して管理することが多いです。例えば、異なるカテゴリの商品を異なるシートに分けたり、月ごとの在庫を別のファイルに保存したりすると、データの一貫性を保つのが難しくなります。また、これらのファイルやシートを適切に整理・管理することも大変です。

在庫の見える化の困難さ

Excelでは、在庫の動きや傾向を視覚的に捉えるのが難しいです。例えば、どの商品がよく売れているのか、どの時期に在庫が不足しがちなのかといった情報を一目で理解するのは難しい。在庫の見える化が不十分だと、適切な在庫量の維持や発注計画の立案が難しくなります。

在庫管理システムのメリット

効率的な作業フロー

在庫管理システムは、Excelに比べて作業の効率化を大きくサポートします。例えば、商品の入荷や出荷があるたびに手動でデータを入力する代わりに、バーコードスキャナーと連携して一瞬で情報を更新できます。また、定型のテンプレートを利用することで、新しい商品を追加する際も簡単かつ迅速に行えます。

データの正確性

在庫管理システムは、誤入力のリスクを大幅に減少させます。自動計算機能やエラーチェック機能を利用することで、手入力のミスや計算間違いを未然に防ぎます。これにより、在庫数の不整合や発注ミスなどを防ぐことができ、ビジネスの信頼性を高めます。

在庫の見える化

在庫管理システムは、在庫の動きを直感的に理解しやすい形で提供します。ダッシュボードやレポート機能を利用することで、在庫の増減や売れ筋商品、過剰在庫などを一目で確認できます。これにより、適切な発注タイミングを見極めたり、プロモーション戦略を考えたりするのに役立ちます。

便利な管理機能

在庫管理システムは、在庫履歴の確認や発注状況の一覧表示など、日々の業務をサポートする多くの管理機能を備えています。例えば、在庫が一定量以下になったら自動で発注リストを作成したり、納品日のリマインダーを設定することができます。これにより、在庫切れや過剰在庫を防ぎ、業務の効率を大幅に向上させることができます。

まとめ

在庫の正確な管理は、ビジネスの成長と利益を左右する重要な要素です。多くの企業がExcelで在庫を管理していますが、手間がかかり、ミスも起こりやすい…。
そんな毎日の業務から解放され、在庫の“見える化”を実現し、よりスムーズかつ正確な在庫管理を行いたくはありませんか？在庫管理システムを活用することで、これらの課題を一度に解決できます。ぜひ導入を検討してみてくださいね。